Contact met journalisten krijgen zonder te spammen: zo pitch je persoonlijk

Waarom belanden persberichten in de spam?

Journalisten krijgen dagelijks tientallen, soms honderden mails. Veel daarvan gaan direct naar de spam of de prullenbak. De KNBSB adviseert: stel eerst de vraag of het onderwerp interessant is voor de doelgroep van de media die je wilt aanschrijven. Als het antwoord 'nee' is, kun je beter niets sturen. Pas als het antwoord 'ja' is, ga je verder.

Hoe krijg ik contact met journalisten?

Contact krijgen begint met de juiste voorbereiding. Stuur geen massamail, maar kies vijf tot tien journalisten die echt over jouw onderwerp schrijven. Een aparte mail per journalist kost meer tijd, maar kan veel opleveren. De KNBSB noemt dat 'waardevol'. In die aparte mail verwerk je het persbericht in de tekst zelf, niet als bijlage. Firewalls houden berichten met bijlagen namelijk soms tegen als de afzender nog onbekend is. Door het bericht in de mail te zetten, vergroot je de kans dat het aankomt.

PR-Dashboard helpt je daarbij met een database die het werk makkelijker maakt. De Perslijst is een actuele mediadatabase met duizenden journalisten in Nederland en Vlaanderen. De Perslijst kost vanaf 2.650 euro per jaar met 2 logins. Je kunt daar extra informatie over journalisten opslaan, bijvoorbeeld dat iemand liever een korte pitch dan een volledig persbericht ziet. Die notities gebruik je de volgende keer weer, waardoor elke mail persoonlijker wordt.

Hoe benader ik journalisten voor mijn persbericht?

De KNBSB geeft zeven praktische regels voor het benaderen van journalisten. Een onderwerp per bericht, de lead maximaal vijf regels, en verstuur het bericht vanuit een verenigingsmailadres, niet vanuit persoonlijke mail. Die regels werken ook voor bedrijven en organisaties. Het gaat erom dat je de journalist serieus neemt en zijn tijd niet verspilt.

PR-Dashboard biedt tools om die regels in de praktijk te brengen. Met de simpele drag & drop editor maak je een opvallende email zonder dat je technische kennis nodig hebt. Email templates besparen tijd, zodat je niet elke keer opnieuw het format hoeft te bouwen. En je kunt een persbericht klaarzetten voor verzending op een later moment, handig als je een embargo wilt hanteren of het nieuws op een rustig moment wilt brengen.

Wat zegt de KNBSB over persoonlijk contact?

De KNBSB adviseert om persoonlijk contact te hebben met een aantal journalisten uit je perslijst. Dat hoeft niet met iedereen, maar een paar goede relaties maken het verschil. Als je weet wat een journalist interessant vindt, kun je daarop inspelen. De notitiefunctie in De Perslijst van PR-Dashboard is daar ideaal voor: je slaat op dat een journalist laatst een artikel schreef over duurzame mode, en verwijst daar in je volgende mail naar. Dat toont aan dat je zijn werk volgt.

PR-Dashboard biedt ook statistieken die je inzicht geven in hoe je berichten presteren. Na het versturen zie je of alle berichten zijn afgeleverd, hoeveel er zijn geopend, door wie en hoe snel. Ook zie je of bijlagen zijn gedownload. Die cijfers gebruik je om te leren: een onderwerp dat veel wordt geopend, kun je vaker pitchen. Een journalist die nooit opent, haal je van de lijst.

Wat kost een goede database voor journalistiek contact?

Hieronder staan de onderdelen van PR-Dashboard waar je bij het pitchen het meest mee werkt, met de cijfers die het platform zelf noemt.

PR-Dashboard selecteert dan automatisch de juiste journalisten op basis van bijna 200 interessegebieden, van damesmode tot logistiek en van architectuur tot uitgaansagenda.

Hoe vergelijkt PR-Dashboard met andere diensten?

Vraag bij hen wat de actuele prijzen zijn en of ze een database met Nederlandse journalisten bieden.

Concrete stappen voor een persoonlijke pitch

1. Bepaal of je onderwerp interessant is voor het publiek van het medium. Dit is de eerste check van de KNBSB.
2. Kies vijf tot tien journalisten die erover schrijven. Gebruik de interessegebieden in De Perslijst om ze te vinden.
3. Schrijf een aparte mail per journalist. Verwerk het persbericht in de tekst, niet als bijlage.
4. Houd de lead maximaal vijf regels en behandel een onderwerp. Dit verhoogt de leeskans.
5. Verstuur vanuit een zakelijk mailadres. Bekijk de statistieken: wie heeft geopend, wie heeft de bijlage gedownload? Pas je volgende selectie aan.

Met deze aanpak verdwijnt je bericht niet in de spam, maar belandt het bij de juiste persoon. En met de notities in De Perslijst bouw je een relatie op die verder gaat dan een persbericht.

Veelgemaakte fouten bij het benaderen van journalisten

Lees ook de tips van KNBSB en ANP Pers Support over de vraag of je het persbericht in de mail of als bijlage stuurt. De grootste fout is te algemeen zijn. Een mail die begint met 'Beste redactie' heeft weinig kans. Noem de journalist bij naam en verwijs naar een eerder artikel van hem of haar. Een tweede fout is te veel informatie in een keer. De KNBSB zegt: een onderwerp per bericht. Als je meerdere nieuwtjes hebt, stuur dan aparte mails. Een derde fout is de bijlage te groot of het bericht te lang. Bekijk ook de zeven regels voor het benaderen van journalisten voor een compleet overzicht.

Lees ook: Persdatabase vergelijken.