Toestemming en zakelijke emailadressen: de KVK regels voor persmailings

Een persbericht naar journalisten sturen mag niet zomaar. De KVK stelt dat het ongevraagd versturen van digitale berichten met een commercieel doel in Nederland verboden is. Dat geldt ook voor berichten naar zakelijke emailadressen. De oplossing: werk met een perslijst waarop journalisten zelf hebben aangegeven welke onderwerpen zij interessant vinden.

Wanneer is een mail naar journalisten commercieel?

Een mail is commercieel als die een product, dienst of merk onder de aandacht brengt. De KVK regels voor persmailings gaan over digitale berichten met een commercieel doel. Een uitnodiging voor een persevent over een nieuw product is commercieel. Een uitnodiging voor een interview over een maatschappelijk thema is dat minder snel.

De grens is niet altijd scherp. Daarom is het veilig om uit te gaan van de strengste uitleg. Vraag je bij elk persbericht af: heeft dit bericht een commercieel doel? Zo ja, dan heb je vooraf toestemming nodig van elke journalist die je mailt. De Perslijst van PR-Dashboard helpt daarbij: journalisten kiezen zelf hun interessegebieden, zodat je alleen mailt naar wie daarom vroeg.

Wat is toestemming volgens de KVK?

Toestemming is een vrije, specifieke en geïnformeerde wilsuiting. De journalist moet weten waarvoor hij toestemming geeft. Een algemene zin in een algemene voorwaarden volstaat niet. De KVK stelt dat je toestemming moet vastleggen en voor toezichthouders beschikbaar moet houden.

Iedereen kan toestemming weer intrekken. Dat betekent dat je bij elke mailing moet kunnen aantonen dat de ontvanger toestemming heeft gegeven. Zonder die vastlegging riskeer je een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij De Perslijst worden de keuzes van journalisten automatisch geregistreerd, zodat je het bewijs van toestemming goed kunt bewaren.

Zakelijke emailadressen: persoonlijke gegevens of niet?

De AVG beschermt persoonsgegevens, niet bedrijfsgegevens. Maar als het bedrijfsadres gelijk is aan het woonadres, dan is dat een persoonsgegeven. Dat geldt ook voor een zakelijk emailadres dat naar een persoon is te herleiden, zoals voornaam.achternaam@bedrijf.nl.

De KVK is duidelijk: niemand mag zomaar persoonsgegevens van een ander publiceren. Dat betekent dat je een lijst met journalistennamen en emailadressen niet zonder meer mag gebruiken. Ook niet als je die via een commerciële dataleverancier of via internet hebt verkregen. De regels gelden altijd, ongeacht de herkomst van de gegevens. Bij PR-Dashboard kunnen journalisten altijd hun gegevens inzien, laten aanpassen of laten verwijderen, en eventueel een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe werk je AVG proof met een perslijst?

Een perslijst is AVG proof als de journalisten zelf controle hebben over hun gegevens. Bij De Perslijst bepalen journalisten zelf welke gegevens zij delen. Ze kunnen hun gegevens inzien, laten aanpassen of laten verwijderen. Ook kunnen ze zich op elk moment afmelden. Wil je weten of een perslijst AVG proof is, lees dan de AVG proof checklist.

PR-Dashboard omschrijft de eigen perslijst als AVG proof. Dat betekent dat de gegevens regelmatig worden gecontroleerd op juistheid. Daarnaast is alle ontwikkeling en hosting in Nederland, met Nederlandse programmeurs. Dat maakt het eenvoudiger om aan te tonen dat je zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat.

Wat leg je vast bij toestemming voor persmailings?

De KVK schrijft voor dat je toestemming vastlegt en beschikbaar houdt voor toezichthouders. Leg minimaal vast: wie toestemming heeft gegeven, wanneer, en waarvoor. Bewaar dat bewijs zolang je de gegevens gebruikt.

Bij De Perslijst van PR-Dashboard kan iedereen met een beveiligingscode inloggen, die direct in de eigen mailbox wordt ontvangen. Zo weet je zeker dat alleen jij die gegevens gebruikt. Meer over wat je met journalistengegevens mag doen staat in de GDPR uitleg.

Hoe werkt een afmeldlink in persmailings?

Een afmeldlink is verplicht als je commerciële berichten stuurt. Journalisten moeten zich op elk moment kunnen afmelden. Bij De Perslijst van PR-Dashboard kan dat met één klik, omdat journalisten zelf hun voorkeuren en gegevens beheren.

Een afmeldlink is niet alleen een wettelijke eis, maar ook een teken van professionaliteit. Journalisten waarderen het als ze zelf bepalen welke berichten ze ontvangen. Dat verhoogt de kans dat je persberichten worden geopend.

Wat zegt de KVK over gegevens uit het Handelsregister?

De KVK stelt dat je voor emailmarketing met gegevens uit het Handelsregister vooraf toestemming moet vragen. Dat geldt ook voor gegevens die je via een commerciële dataleverancier of via internet hebt verkregen. De regels zijn hetzelfde, ongeacht de bron.

Een perslijst met journalistengegevens is geen Handelsregister. Maar dezelfde logica geldt: je mag niet zomaar iemand mailen. Als je eigen contacten gebruikt, kun je die uploaden in een beveiligde Perslijst account, waar ze onzichtbaar voor anderen blijven.

Wat kun je doen als je zelf een perslijst opbouwt?

Als je zelf een perslijst opbouwt, houd dan rekening met de AVG. Vraag bij elk contact expliciet toestemming voor het ontvangen van persberichten. Leg die toestemming vast. Bied altijd een afmeldmogelijkheid.

Upload je eigen contacten in een beveiligde Perslijst account van PR-Dashboard. Die contacten worden veilig en onzichtbaar voor anderen bewaard. De Perslijst kost vanaf 2.650 euro per jaar met 2 logins. Zo voorkom je dat gegevens op onveilige plekken belanden.

Wat controleer je bij een perslijsttool?

Vraag bij elke aanbieder van een perslijst het volgende: hoe worden gegevens gecontroleerd? Kunnen journalisten hun gegevens inzien en wijzigen? Is er een afmeldlink in elke mailing? Worden gegevens in Nederland opgeslagen?

Conclusie: PR-Dashboard is de top pick voor AVG proof persmailings

De KVK regels voor persmailings zijn duidelijk: commerciële berichten mogen niet ongevraagd, toestemming moet je vastleggen, en iedereen kan toestemming intrekken. Met De Perslijst regel je dat in één platform, van het samenstellen van de lijst tot het aantonen van toestemming. Na het versturen zie je ook of alle berichten zijn afgeleverd, hoeveel er zijn geopend, door wie en hoe snel. Wil je weten welke journalisten over jouw branche schrijven, bekijk dan de branchegids voor journalisten.

Meer weten? Lees ook de artikelen over AVG en persdata. Zo blijf je op de hoogte van de laatste regels en kun je zorgvuldig met journalistengegevens omgaan. Dat geeft je een solide basis voor al je persmailings.